No sé ni cómo empezar a describirles nuestro evento. Al principio tenía un poco de temor de hacerlo, debo confesar que detrás de esta chica que hace videos para youtube, hay alguien un poco asocial y tímido jajaja! Quien lo diría no? Pero cuando venía el website, debíamos celebrar. No es solamente el inicio de un blog sino una herramienta más para conectarme con la gente y hacer lo que amo que es compartir información. Hasta hace algún tiempo había sido estrictamente de maquillaje sin embargo ahora se ha ampliado y me hacen consultas sobre diversos temas. Y he aquí el blog nace.

Así que hablemos sobre cómo organizamos este evento. No sé cuantos de ustedes tienen experiencia en estos temas pero Dios mío....yo no sabía nada! Y en vista de que no sólo sobreviví sino que el resultado fue muy bueno debo admitir, he aquí les van algunos tips que podrían ayudarles si son emprendedores y están pensando organizar un lanzamiento, inauguración o algún similar.

1. Toma un cuaderno y define el tipo de evento, la lista de invitados y la fecha. En mi caso era el lanzamiento del website, y lo hice previo a semana de vacaciones aquí en Honduras por lo que quería un tema de verano. La lista de invitados es vital pues el objetivo es llevar a las personas correctas que están relacionadas (o a futuro se relacionen) con tu negocio, o lo que sea el tema central de tu evento.

Lugar: Para la elección del lugar toma en cuenta que tipo de evento estás organizando y la cantidad de invitados. Había sido invitada previamente al Sky Lounge de Fontana del Valle y me enamoré del lugar. Se mira bien "fufurufo" y se encuentraen el séptimo piso, la vista es espectacular y al ser al aire libre era perfecto para una noche de abril.

Fecha: Hazte un favor y checa el clima. Está comprobado que en días lluviosos las personas evitan salir así que ojo con eso. Además, si decides hacer tu evento al aire libre debes estar muy pendiente de este factor.

2. Una lista de todo lo que necesitas: Esto es muy importante a fin de tener un panorama claro de las actividades o tareas que tendrás que realizar a fin organizar tu evento y atender a los invitados que ya seleccionaste. Cuáles podrían ser estas actividades?

- Invitación: Ya sea impresa o digital deberás conseguir la información de contacto de tus invitados. Asegúrate de hacerla llegar con anticipación y recordarles un día antes de tu evento.

- Comida y bebidas: Deseas que sea tipo cena o almuerzo, o sólo algunos bocadillos. En nuestro evento ofrecimos un cóctel a nuestros invitados. Quería algo de color rojo que no sólo tuviera buen sabor sino que fuera apropiado para la temporada y con esto Istmania me ayudó exagerado puesto que además de todo prepararon el coctel.

-Mesas y sillas: En función de la cantidad de invitados

-Decoración del lugar: En mi caso mi decoración fue toda impresa. No sólo era más apropiada por tratarse de un website, sino que permitió que mi marca estuviera bastante presente durante el evento. Recurrí a Imprex porque... me sé su canción la verdad jajaja (Imprex....hacemos tu vida más simple.... ehh... si! Cómo pueden ver estaba un poco perdida). Cuando me reuní con ellos sólo les mostré fotografías del lugar y me guiaron completamente con cómo podía decorarlo y cuáles de sus productos se adecuaban mejor para cada área. Fue una salvada increíble porque de verdad iba perdida y un proveedor con creatividad en este apartado es vital.

Este fondo fue una de las ideas que más me gustó de las que IMPREX me propuso.

El fondo también lo hizo Imprex para el evento. Creamos un área se selfies para que nuestros invitados se tomaran fotografías.Fotografía por Ricardo Zúniga — El fondo también lo hizo Imprex para el evento. Creamos un área se selfies para que nuestros invitados se tomaran fotografías.
Fotografía por Ricardo Zúniga

-LUCES: Quería algo completamente iluminado, que le diera un feeling rojo al lugar pues es un color importante en mi logo y que se viera moderno pues se trataba del lanzamiento de un website. ¿Pueden adivinar que sabía de iluminación este humilde corazón? Así es....NADA! Pero nuevamente, un proveedor que no sólo entregue lo que pidas sino que pueda sugerir que considera mejor para tu evento es crucial. ¡Así que J.R. Publicidad al rescate! Entre ellos y Natty Paz (de quien les hablo a continuación) vieron el lugar, escucharon que ambiente quería y lo lograron. Recuerdo que mi único requerimiento era que colocaran “de esas lucecitas que parecen rayos y se ven en el cielo”... Mjm... esos pobres estaban fritos con mis descripciones jajaja! Pero realmente captaronlo que quería y el resultado final fue tan llamativo que incluso fue incluido en la nota publicada por el diario. ¡Estaba tan feliz!

- Música: Alguien con buen gusto es todo lo que necesitas jajaja! Así que quien mejor que Natty Paz No sólo se encargo de la música sino también es un excelente animador y fué él quien me introdujo en el evento pues también es presentador.

Natty PazFotografía por Rizardo Zúniga — Natty Paz
Fotografía por Rizardo Zúniga

- Micrófonos, vídeo si harás alguna presentación, necesitas imprimir información de algún tipo? Consulta a tus proveedores que necesitan de tí para asegurarte de tenerlo disponible el día del evento, etc. ¿Recuerdos para tus invitados?

En el caso particular de mi evento, su transmisión en Facebook era muy importante puesto que quería que toda mi comunidad pudiera vivirlo también y encontré a Iluminación Creativa. Supe de ellos porque son los encargados de las transmisiones en vivo en mi iglesia que son a diario, por lo que tienen mucha experiencia y vamos a la carga. Platicamos sobre que queríamos transmitir, me llenaron de tips para lograrlo y luego se instalaron e hicieron la transmisión tal como me la imaginaba. Lo único que me jugó en contra fue la conexión de internet por lo que aprendan de mi error y asegúrense de que si harán una transmisión más profesional deben contar con una conexión de internet con alta velocidad de subida. No de descarga que es lo que comúnmente encontramos en todos los lugares. Hay empresas que te venden este tipo de conexiones por un día lo que yo debí hacer buuuu! Sin embargo tarde pero seguro se transmitió y agradezco a las que pudieron verlo.

3. Delega tareas: Toma en cuenta también que es posible que necesites unas manos extras. Recuerda que dos cabezas piensan mejor que una y si te estresas en tu evento no lo disfrutarás. Aquí tengo que agradecerle a Gabriela Caraccioli que me ayudó con toda esta tarea y quien se encargó de recibir a todos los proveedores el día del evento y organizarlos. Si ese día debes invertir tiempo para vestirte y prepararte para tu evento, toma en cuenta que necesitarás a alguien más que te cubra en el lugar y maneje estos detalles. Dado que su especialidad es la mercadotecnia, logró entender cuál era mi objetivo y coordinar a todas las personas para lograrlo. Aquí su contacto: gabycaraccioli@gmail.com

Y he aquí el esqueleto de la organización de mi lanzamiento. Alrededor de todo esto giraron las decisiones que tomamos y la elección de los proveedores. Estoy muy feliz con el resultado y aprendí muchísimo, espero ustedes aprendan de mi experiencia y les sea útil.

¿Has organizado un evento de este tipo? Déjame saber tu experiencia y tips adicionales.

IMPREX: . (Click aquí para ver su portafolio, y aquí para seguirlos en facebook). Están ubicados bastante cerca de mi studio, en San Pedro Sula, Barrio Los Andes, 14 Ave., 4ta. calle. Tel: 25441919 por si deseas contactarlos.

J.R. PUBLICIDAD: Celular: +50499955084 y su correo electrónico es Jrpublicidad@hotmail.es

Iluminación Creativa: alejandrocastellon91@gmail.com

Natty Paz: info@nattypaz.com

Fontana del Valle: Pertenece a Home Honduras a quienes puedes contactar aquí

Ricardo Zúñiga (fotógrafo): tradewithzuniga@gmail.com